AMMINISTRAZIONE E SEGRETERIA

Quest’area è fondamentale per l’Ascot, qui si realizza il 90% della nostra attività. Da qualche hanno abbiamo a disposizione uno spazio dedicato che ci ha permesso di migliorare molto la nostra gestione di segreteria, potendo dare un accesso maggiore a tutti i nostri tesserati, avere uno spazio per gli incontri con fornitori, incontrare nuovi tesserati, gestire il merchandising e tanto altro. Per quest’area torniamo a descrivere i compiti più che le figure necessarie, il lavoro che c’è dietro è tanto, ma ogni contributo è utile ad alleggerire il lavoro delle persone che attualmente se ne occupano.
Quest’area è una delle principali opportunità di scambio scuola/lavoro per i ragazzi delle superiori. Ma confidiamo che sia anche un ruolo che incuriosisca un po’ di voi. Come per tutto il resto ci sono dietro esperienze per una possibile professione in futuro.

LE FIGURE CHE CERCHIAMO

Per ogni atleta (ad oggi quasi 800), va raccolto il modulo di adesione, la privacy, eventuali patti associativi, le quote di iscrizione, il certificato medio, la copia del documento di identità, la foto tessera, raramente queste cose sono consegnate tutte assieme, ci sono casi in cui le quote associative sono pagate in più parti, sono differenziate per sport, categoria, frequenza di partecipazione, differenti per fratelli e sorelle, i certificati medici scadano scaglionati durante l’anno e a volte alcuni medici non li compilano correttamente. Nei primi 3 mesi della stagione, siamo arrivati a 3 giorni alla settimana di apertura al pubblico, con una affluenza quasi costante di persone, nei mesi con meno attività siamo anche scesi a un giorno alla settimana di apertura. L’apertura al pubblico è solo una facciata del lavoro, perché poi si procede a verificare tutta la documentazione, a tenerla archiviata e a seguire gli altri aspetti legati all’iscrizione

Complementare all’ambito appena descritto, ma in questo caso ci occupiamo di tutti gli altri acquisti, materiale da cancelleria, strumenti di lavoro, attrezzature per l’area ristoro, cartellonistica, pubblicità, rinnovo impianti, ecc… Per un’associazione come la nostra, l’attenzione ai costi è importantissima ed è indispensabile che gli acquisti siano gestiti con attenzione, ricercando più proposte per ogni acquisto e riuscire a trovare sempre il giusto rapporto qualità/prezzo.

Una gestione importante, che si occupa sia delle divise o di altro abbigliamento sportivo in dotazione o a pagamento, sia della vendita di tutto l’abbigliamento di rappresentanza (merchandising), sia del materiale sportivo (palloni, attrezzi per gli allenamenti, pali e reti da pallavolo, bandierine per i guardialinee, ecc…). Questo settore non si occupa solo della vendita o della distribuzione di questo materiale, che richiede comunque un lavoro di registrazione amministrativa e logistica, ma anche di selezionare i fornitori, gestire gli accordi, monitorare le nuove proposte del mercato o le nuove esigenze dell’Associazione. Ad oggi solo la vendita richiede che ci sia una presenza programmata, ma tutta l’altra parte viene gestita anche da remoto e comunque nel tempo a disposizione di chi se ne occupa.

Sta in capo alla segreteria la gestione delle iscrizioni a tutte le iniziative dell’Ascot, anche se in molti casi passano dai dirigenti di squadra per la raccolta delle adesioni, poi però bisogna conteggiare gli iscritti, verificare i pagamenti, condividere le informazioni, anche un normalissimo pranzo alla festa dell’Ascot, piuttosto che la cena di Natale, richiede una gestione segretariale. Per arrivare agli eventi residenziali che hanno molte più azioni da fare, sia nei confronti dei tesserati, sia nei confronti dell’organizzazione a cui si aderisce per l’iniziativa, in particolare per tutte le eccezioni che vengono richieste.

Si tratta di tutte le operazioni di registrazione dei movimenti contabili
dell’Ascot, che oggi superano le 8.000 registrazioni a stagione, con 3 conti correnti, 3 casse differenti, 2 terminali pos. L’amministrazione si occupa anche di gestire tutti i pagamenti e tutta la modulistica da presentare per i vari bandi in supporto all’area marketing. Inoltre bisogna avere sempre la documentazione in ordine, per eventuali controlli delle autorità, ci sono alcuni registri da tenere sempre aggiornati, sia fiscali, sia associativi.

Questo è un compito importante, che afferisce ad una figura statutaria
specifica che è Ezio Passoni, il nostro economo. Il bilancio è un documento fondamentale per il funzionamento delle associazioni e va redatto annualmente nel rispetto di tempistiche stabilite dalla legge, e comprende anche degli adempimenti fiscali che vanno fatti con tempistiche accurate. Ma per un’Associazione come la nostra, gli adempimenti previsti non possono essere sufficiente. Da sempre redigiamo un bilancio preventivo che ci guidi durante la stagione, e da qualche anno ci siamo attivati con un monitoraggio costante del bilancio preventivo per essere certi che le evoluzioni delle iniziative durante l’anno no rischino di lasciare sorprese a fine stagione, qualche tesserato in più o in meno, un evento che va bene o male, una spesa di manutenzione improvvisa. Infine abbiamo il desiderio di poter fare un po’ più di analisi della nostra gestione per poter sempre di più essere in grado di sostenere le nostre attività.

Un ambito strettamente connesso ai precedenti, ma che richiede affinità differenti. L’Ascot ha attive 5 polizze assicurative, gestisce qualche denuncia di infortunio ogni anno, una decina di contratti di varia natura, fra collaborazioni interne ed esterne, partnership con altre associazioni, utilizzo di spazi sia dell’Oratorio che esterni all’Oratorio, accordi con le scuole. Ci avvaliamo del supporto di studi professionistici esterni specifici per le varie cose, ma serve anche una gestione interna, per la preparazione e per l’archiviazione corretta della documentazione.

Questi sono tutti i compiti connessi alle relazioni con CSI e con gli altri Enti e Federazioni con cui facciamo attività. Ognuno di questi ha una procedura differente per gestire l’affiliazione (che per fortuna si fa una volta l’anno), per iscriversi alle attività e soprattutto per tesserarsi. Anche la partecipazione a tutti i corsi di formazione (allenatori, dirigenti, segnapunti, arbitri di società, addetti dae, haccp e tanti altri) richiedono una gestione segretariale.

L’Ascot aderisce ad alcune organizzazioni del territorio, oltre a CSI ed altri Enti e Federazioni, in molti casi serve un rappresentante che segua nello specifico queste relazioni, per citarne alcune, Consulta di Triante, Tavolo Monza Family, Tiki Taka, Tavolo società del CSI, Rappresentanza tecnici FIPAV, e altri, alcuni in fase di definizione, altri che si possono aggiungere per arricchire la rete di relazioni sul territorio. Attualmente la partecipazione in questi ambiti ricade su un paio di persone, ma rappresenta un’opportunità interessante di conoscenza dell’ambito istituzionale e associativo.

REFERENTI

Referenti per quest’area sono Silvia, responsabile dell’ufficio di segreteria, segreteria@ascottriante.com
Ezio, economo dell’Associazione, e Flavia, segretaria dell’Associazione, amministrazione@ascottriante.com
Nadia per mechandising e acquisti, acquisti@ascottriante.com

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