Area 4: Eventi - Ascot Triante

EVENTI

Anche quest’area contiene diverse trasversalità con le altre aree descritte sopra, quindi qui ci soffermeremo su altri ruoli e compiti da prendere in considerazione. L’Ascot organizza tanti eventi e ne citiamo alcuni per
avere dei riferimenti:

• Open Day
• Festa dell’Oratorio e presentazione squadre
• Assemblea ordinaria
• Festa di Natale
• Festa dell’Associazione
• Finali di campionati del CSI
• Torneo estivo
• Camp Estivo Multisport, lo cito anche qui, perché è un’attività, ma su molti aspetti presenta le stesse
necessità degli eventi

Molti di questi eventi, siamo sicuri vi sia bastato leggerli per immaginare un po’ di ruoli e compiti che avete svolto in passato, ma qui vi proponiamo compiti che non si limita ad un aiuto occasionale, ma si riflettono lungo tutto il percorso di preparazione, di gestione e di dismissione e analisi dopo l’evento, alcuni di questi compiti li conoscete già, ma guardateli secondo questo punto di vista:

LE FIGURE CHE CERCHIAMO

RESPONSABILE COORDINAMENTO EVENTO

Non dovete pensare che questo compito sia solo un lavoro di “adulti”, esistono eventi in cui chiunque può assumersi la responsabilità di coordinarlo, che non vuol dire assumersi rischi o responsabilità oggettive, che mai ci sogneremmo di chiedere a chiunque,

ma quelle di assumersi la responsabilità organizzativa, stabilire cosa si fa in quell’evento, partendo dalla progettazione, alla pianificazione delle attività da fare prima dell’evento a coordinare cosa si deve fare durante l’evento, fino a preoccuparsi della sistemazione dopo l’evento e l’analisi di com’è andata. Tutte queste componenti possono anche essere un lavoro di squadra in cui più persone si occupano di ogni pezzetto. L’ambizione di arrivare a quest’incarico non è necessariamente molto alta, passa sicuramente dall’aver avuto esperienza nel seguire qualcun altro in questo ruolo o essersi occupati di alcuni pezzi di altri eventi, ma ci sentiamo di dire che ci sono occasioni per cui si può lasciare anche a dei giovani questa occasione.

TECNICO

Qui spaziamo molto, gli eventi più piccoli richiedono magari un televisore e un pc (open day), quelli più grandi palchi, americana, luci, audio e video (festa di Natale), sicuramente è raro che ci sia un evento che non richieda la presenza di un tecnico.

L’Ascot ha realizzato eventi di tutte le dimensioni ed è in grado di supportare diversi livelli di complessità tecnica, ci si può occupare solo della parte elettrica, dell’impianto audio, video o luci, delle strutture, delle soluzioni tecniche per risolvere problemi scenografici, per questi ruoli ci sono diverse esperienze a cui fare riferimento da cui apprendere. In quest’ambito ci si può innamorare anche di un mestiere che si può svolgere nella propria vita.

SCENOGRAFO / ALLESTITORE

Anche qui ci sta un mestiere per la vita, ma anche l’occasione di coniugare creatività e manualità, negli anni sono state realizzate tante tipologie differenti di scenografie, pensate ai teli che nascondo le quinte della presentazione, alle decorazioni natalizie appese per tutta la palestra,

o al cielo stellato frutto di un insieme di tecnica (parte elettrica) e manualità (la soluzione del cavo con i tiranti), pensate al presepe di un paio di anni fa, un insieme di falegnameria e carta pesta, al collage di foto degli open day di un paio di anni fa, insomma c’è una po’ di tutto e non esiste un giusto equilibrio fra fantasia e manualità, qualsiasi sia la combinazione produce sempre buone soluzioni.

ASSISTENTE ALLA REGIA

Ci sono eventi dove le cose devono seguire un copione e tutto deve andare liscio. Non bisogna essere né tecnici, né scenografi, né grafici, né matematici, bisogna solo avere un buon programma, ben dettagliato, da conoscere e far girare come un orologio svizzero.

Pensate alla presentazione delle squadre, ogni 5 minuti una squadra si deve preparare dietro la scenografia, deve entrare, deve disporsi in un punto preciso, e poi rimettersi al proprio posto. L’assistente alla regia fa sì che tutti questi passaggi scorrano con fluidità durante tutto l’evento. Non tutti gli eventi richiedono la presenza di questo ruolo, ma di sicuro quelli più importanti, strutturati ed emozionanti non ne possono fare a meno.

ADDETTO ALLA RISTORAZIONE

Sembrerebbe molto chiaro già così. Ma dietro agli eventi dove c’è un rinfresco, c’è un servizio di ristoro o si apre la cucina, c’è dietro una progettazione, che può semplicemente prevedere il fare la spesa e disporre quello che si è acquistato, ma anche pensare al menù e fare preventivi

per trovare la giusta soluzione per costo e qualità, fino all’evento più complesso, il torneo estivo, dove c’è una scelta delle proposte da inserire nel menù, il valutare le preparazioni, il programmare le presenze in cucina, il seguire il servizio. Molti di voi hanno in mente la parte di prendere il bigliettino e attendere che l’ordine sia pronto, in questo ruolo c’è tutto il resto, potete pensare di essere pronti per fare un passo in più dentro l’organizzazione di questa cose, si può già partire dal prendersi la responsabilità, qualche sera di presidiare una postazione, ma sono convinto, che qualcuno di voi, che sta anche percorrendo un percorso di studi in ambito turistico/alberghiero può trovare più interessante prendersi qualche pezzetto in più di questa organizzazione.

RESPONSABILE DI SERVIZIO

Qui viene semplice pensare ai turni del servizio nell’area ristoro (abbiamo appena parlato della ristorazione). In realtà sono tanti gli ambiti di servizio in cui ci si può cimentare, sicuramente uno è proprio quello del servizio dell’area ristoro, ma può anche essere l’impiattamento della cena di Natale

o della festa dell’Ascot, il servizio di accoglienza durante le finali del CSI, il servizio d’ordine durante una manifestazione, l’accoglienza per l’Assemblea o per una conferenza. Responsabile di servizio è la persona che si assume l’onere di far sì che quel servizio funzioni, collaborando con le persone che si sono messe a disposizione per quel compito.

ANIMATORE

Vi viene subito in mente l’Oratorio estivo, ma per questo compito non ci scomoderemmo a dedicargli un capitolo. Non che non sia importante, ma vogliamo invogliarvi a considerare un po’ più in alto. L’Animatore non è solo un esecutore, ma anche una persona che crea, adatta, si forma, impara guardando altri animatori.

Far fare un gioco ai ragazzi, ha una origine che parte da qualcuno che ha pensato da zero quel gioco o ne ha visto uno a cui si è ispirato, l’ha poi provato e adattato ed infine l’ha fatto conoscere ad altri che dovevano poi farlo con i ragazzi. Ma l’animatore non è solo questo, è anche colui che presenta, che spinge la gente ad imitarlo nei balli di gruppo, nel coinvolgere i ragazzi e non solo a partecipare alle attività. Per quelli di voi che hanno fatto vacanze in villaggi possono rifarsi alle figure che durante tutta la giornata propongo una gara la mattina, il gioco aperitivo a mezzogiorno, l’attività relax e lo spettacolo serale, dietro a quello che si vede c’è tutta la fase di progettazione, esercitazione e poi vengono “gli ospiti”, ovvero le persone da animare. Ci sono tanti ambiti in Ascot e in Oratorio in cui si può essere animatori, non solo l’Oratorio Estivo o il Camp Multisport.

ACCOGLIENZA / PR

Questo è un compito che sembra non servire nelle nostre iniziative. L’esempio più semplice sono le finali del CSI, che ospitiamo da qualche anno, dove l’accoglienza delle varie squadre che si susseguono va gestita, sia per indirizzarle negli spogliatoi che al campo,

che nell’eventuale fase di premiazione. Questo ruolo è fondamentale anche durante il torneo estivo, ma non solo, anche negli eventi tipo assemblea, inaugurazione, festa dell’Ascot, si è presentato in passato che avessimo degli ospiti, in questo caso serve sempre qualcuno che si dedichi a questo aspetto. Com’è immaginabile tanti altri ruoli descritti nelle aree precedenti, trovano spazio anche in quest’ambito.

REFERENTI

Per quest’area, non c’è un vero referente, di volta in volta c’è un responsabile di progetto per l’evento specifico, si può quindi fare riferimento al Pres, presidente@ascottriante.com